Làm thủ tục hành chính ở xã như làm giấy khai sinh cho con, chứng thực giấy tờ, đăng ký cư trú, xin xác nhận này kia: ai cũng từng phải đi. Có người đi một lần là xong, có người đi ba bốn lần vẫn thiếu giấy. Khác nhau thường chỉ ở khâu chuẩn bị.
Từ giữa năm 2025, cả nước bỏ cấp huyện, chính quyền địa phương còn hai cấp là tỉnh và xã. Nhiều việc trước đây phải lên huyện nay làm ngay ở xã. Đó là tin vui, nhưng cũng khiến không ít bà con bối rối: giờ nộp ở đâu, giấy tờ cũ ghi tên huyện còn dùng được không, có làm trên điện thoại được không.
Bài này tổng hợp kinh nghiệm chung để bà con chuẩn bị đủ ngay từ đầu. Quy định cụ thể có thể thay đổi, nên trước khi đi, hãy hỏi lại bộ phận một cửa của xã.
Nộp hồ sơ ở đâu sau khi bỏ cấp huyện?
Theo Nghị định 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ, từ ngày 1/7/2025, mỗi xã có Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã, trực thuộc Ủy ban nhân dân xã. Đây là nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phần lớn thủ tục của người dân, thay cho bộ phận một cửa trước đây. Ủy ban xã có thể đặt thêm điểm tiếp nhận ở những nơi đông dân hoặc xa trụ sở.
Một số việc vẫn làm ở cơ quan khác: làm căn cước, đăng ký tài khoản định danh điện tử làm ở công an; việc đất đai, thuế có thể liên quan đến cơ quan chuyên ngành. Nếu không chắc, cứ gọi Trung tâm phục vụ hành chính công của xã để hỏi trước.
Nhiều thủ tục còn nộp được trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID, không cần đến tận nơi.
Trước khi đi: gọi hỏi một cuộc
Một cuộc gọi tiết kiệm cả buổi sáng. Hãy hỏi:
- Thủ tục này cần những giấy tờ gì, bản chính hay bản sao, bao nhiêu bộ.
- Có nộp trực tuyến được không.
- Giờ tiếp nhận, có làm sáng thứ Bảy không.
- Lệ phí bao nhiêu, nộp tiền mặt hay chuyển khoản.
- Bao lâu thì có kết quả, nhận tại chỗ hay gửi qua bưu điện.
- Có cần người trong cuộc có mặt không, hay người thân làm thay được.
Ghi câu trả lời ra giấy, kèm tên người đã trả lời. Lỡ có gì khác khi đến nơi, bạn có cái để hỏi lại.
Những giấy tờ nên mang theo
Tùy thủ tục, nhưng thường cần:
- Căn cước của người làm thủ tục.
- Giấy tờ liên quan đến việc cần làm, mang bản chính để đối chiếu.
- Giấy ủy quyền nếu làm thay người khác (với thủ tục cho phép ủy quyền).
- Một chiếc bút, vài tờ giấy trắng, ảnh thẻ nếu thủ tục cần.
- Một túi đựng hồ sơ có khóa kéo để giấy không bị ướt, nhàu.
Chụp ảnh tất cả giấy tờ lưu trong điện thoại, phòng khi quên hay cần gửi bổ sung. Nhiều thủ tục nay có thể khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu dân cư, nên không phải mang giấy tờ đã có trong hệ thống. Hỏi cán bộ để khỏi photo thừa.
Tài khoản định danh điện tử VNeID
Tài khoản định danh điện tử mức 2 trên ứng dụng VNeID của Bộ Công an dùng để đăng nhập Cổng Dịch vụ công, nộp hồ sơ trực tuyến, và xuất trình giấy tờ đã tích hợp như thẻ bảo hiểm y tế, giấy phép lái xe.
Nếu chưa có, hãy hỏi công an xã để được hướng dẫn đăng ký. Thường chỉ cần căn cước gắn chip, số điện thoại đăng ký đúng tên mình và có mặt để xác thực khuôn mặt. Không nhờ người lạ kích hoạt hộ, không đưa mật khẩu, mã OTP cho ai. Ứng dụng VNeID chỉ tải từ CH Play hoặc App Store.
Nộp trực tuyến: các bước chung
- Vào Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn), đăng nhập bằng tài khoản VNeID.
- Tìm tên thủ tục, chọn đúng nơi tiếp nhận là xã của mình.
- Điền tờ khai, tải ảnh chụp giấy tờ rõ nét, đủ bốn góc.
- Nộp lệ phí trực tuyến nếu có.
- Theo dõi trạng thái hồ sơ, nhận kết quả theo hướng dẫn.
Làm lần đầu thấy khó, hãy nhờ con cháu hoặc cán bộ ở Trung tâm phục vụ hành chính công hướng dẫn tận nơi. Một số địa phương ở Thanh Hóa có tổ công nghệ số cộng đồng giúp bà con làm trên điện thoại, bạn hỏi ở xã xem có không.
Cẩn thận với trang giả: chỉ vào địa chỉ dichvucong.gov.vn hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh, không bấm đường link lạ gửi qua tin nhắn, Zalo.
Những lỗi hay gặp khiến phải đi lại
- Thông tin trên các giấy tờ không khớp nhau: tên, ngày sinh, địa chỉ cũ sau sáp nhập.
- Ảnh chụp giấy tờ mờ, mất góc khi nộp trực tuyến.
- Thiếu giấy ủy quyền khi làm thay, hoặc thủ tục đó không cho ủy quyền.
- Quên mang bản chính để đối chiếu.
- Đến sát giờ nghỉ trưa, cuối giờ chiều, không kịp tiếp nhận.
- Khai sai nơi tiếp nhận khi nộp trực tuyến, hồ sơ bị trả lại.
Đa số lỗi trên tránh được bằng một cuộc gọi hỏi trước và năm phút soát lại giấy tờ ở nhà.
Mẹo nhỏ: tối hôm trước, xếp giấy tờ theo thứ tự cán bộ hay hỏi: căn cước trước, rồi giấy tờ chính, rồi bản sao, cuối cùng là giấy ủy quyền nếu có. Kẹp một tờ giấy ghi tên thủ tục và số điện thoại liên hệ lên trên. Đến nơi, lấy số thứ tự, ngồi chờ, đưa đúng xấp giấy là xong. Nhận giấy hẹn trả kết quả thì chụp ảnh lại, phòng khi đánh rơi.
Sau sáp nhập: địa chỉ trên giấy tờ cũ
Nhiều giấy tờ vẫn ghi tên xã, huyện cũ. Theo hướng dẫn chung của Chính phủ khi sắp xếp đơn vị hành chính, giấy tờ đã cấp vẫn còn giá trị sử dụng, người dân không bắt buộc phải đổi ngay chỉ vì đổi tên địa giới. Khi có thủ tục mới, hỏi cán bộ để ghi địa chỉ cho đúng theo tên xã mới.
Ở Nga Sơn, khu vực nay gồm 6 xã: Nga Sơn, Nga Thắng, Hồ Vương, Tân Tiến, Nga An, Ba Đình. Nếu chưa rõ thôn mình nay thuộc xã nào, hỏi trưởng thôn hoặc Ủy ban xã.
Cẩn thận với người “làm hộ, làm nhanh”
Phần lớn thủ tục người dân tự làm được. Cẩn thận với người hứa “làm nhanh”, “có quen trong xã” và đòi tiền ngoài lệ phí quy định. Lệ phí chính thức được niêm yết công khai, nộp trực tuyến hoặc nộp tại nơi tiếp nhận và có biên lai. Không đưa căn cước, mật khẩu VNeID cho người lạ giữ hộ.
Làm việc này trên Tiện Ích Địa Phương
Ứng dụng Tiện Ích Địa Phương (sắp ra mắt ở Nga Sơn) có mục Dịch vụ công hướng dẫn từng bước các thủ tục hay gặp: cơ quan tiếp nhận, giấy tờ cần mang, lệ phí, thời hạn, và đường dẫn tới cổng chính thức. Danh bạ công có số điện thoại, địa chỉ, giờ làm việc của Ủy ban xã, công an xã để bà con gọi hỏi trước khi đi. Mục Thông báo đăng tin của xã khi có lịch làm việc thay đổi.
Ứng dụng chỉ hướng dẫn, không nhận hồ sơ hành chính, không thu giấy tờ cá nhân và không phải ứng dụng của Nhà nước. Người dân dùng không mất phí.
Câu hỏi thường gặp
Có cần nhờ người làm dịch vụ giấy tờ không?
Phần lớn thủ tục người dân tự làm được. Cẩn thận với người hứa “làm nhanh” và đòi tiền ngoài lệ phí quy định. Cần giúp thì nhờ cán bộ ở Trung tâm phục vụ hành chính công hoặc con cháu.
Ông bà không đi được thì làm sao?
Nhiều thủ tục cho phép người thân làm thay bằng giấy ủy quyền. Hãy hỏi xã xem thủ tục đó có cho ủy quyền không và cần giấy gì. Một số thủ tục làm trực tuyến được, con cháu ngồi cạnh giúp ông bà ở nhà.
Giấy tờ ghi tên huyện, xã cũ có phải đổi không?
Theo hướng dẫn chung, giấy tờ đã cấp vẫn còn giá trị, không bắt buộc đổi ngay. Khi làm thủ tục mới, cán bộ sẽ ghi theo địa chỉ mới.
Nộp trực tuyến có được giảm lệ phí không?
Một số thủ tục từng có chính sách giảm lệ phí khi nộp trực tuyến, tùy từng thời kỳ và từng loại. Mức cụ thể xem ngay trên trang thủ tục ở Cổng Dịch vụ công hoặc hỏi xã.
Hồ sơ nộp trực tuyến bị trả lại thì làm gì?
Đọc kỹ lý do trả lại trong thông báo, bổ sung đúng giấy tờ còn thiếu rồi nộp lại. Không hiểu thì gọi Trung tâm phục vụ hành chính công của xã để hỏi.
Thủ tục không đáng sợ khi mình biết trước phải làm gì. Một cuộc gọi hỏi trước, một túi giấy tờ soát kỹ, là đủ để đi một lần cho xong. Lưu bài này lại, và chia sẻ cho người nhà sắp phải đi làm giấy tờ.
Nguồn tham khảo:
- Chính phủ, Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, tổ chức Trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cấp xã (Trung tâm PVHCC Nghệ An tóm tắt): https://hcc.nghean.gov.vn/tin-noi-bat/nghi-dinh-118-2025-nd-cp-quy-dinh-ve-to-chuc-trung-tam-phuc-vu-hanh-chinh-cong-cap-tinh-cap-xa-tu-1-7-2287.html
- Cổng Dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn
- Cổng Thông tin điện tử Chính phủ: https://chinhphu.vn
